Vous êtes en sécurité avec nous
Cette politique de confidentialité explique quels renseignements personnels nous recueillons et comment nous les utilisons lorsque vous visitez le site web de la Direction de la philanthropie et des relations avec les diplômées et diplômés (DPRD) de l’Université Laval.
Pourquoi nous recueillons vos renseignements personnels
Nous recueillons vos renseignements personnels dans les situations suivantes :
Vous demandez des informations
Lorsque vous demandez des informations sur les activités et les avantages destinés aux personnes diplômées et donatrices de l’Université par l’intermédiaire de notre formulaire électronique, nous utilisons vos renseignements pour vous répondre.
Cela peut inclure, selon le cas :
- Prénom et nom
- Coordonnées
- Votre statut à l’Université
Vous vous inscrivez à une infolettre
Lors d’un abonnement à une de nos infolettres, nous pouvons recueillir, selon le cas :
- Prénom et nom
- Coordonnées
- Les sujets qui vous intéressent
Ces renseignements sont utilisés afin de vous proposer des contenus personnalisés qui correspondent à vos intérêts.
Ces renseignements peuvent être échangés avec notre fournisseur de service Blackbaud pour la gestion des infolettres. Il est possible que vos renseignements soient communiqués à l’extérieur du Québec.
Vous pouvez vous désinscrire d’une infolettre à tout moment.
Vous vous inscrivez à un événement ou une activité
Lors d’une inscription à un événement ou une activité, nous utilisons les renseignements que vous nous fournissez afin de gérer votre inscription et pour la prestation de l’activité.
Cela peut inclure, selon le cas :
- Prénom et nom
- Coordonnées
- Renseignements de paiement
Dans certains cas, nous pouvons également utiliser vos renseignements pour vous inviter à participer à une autre activité ou un autre événement susceptible de vous intéresser.
Ces renseignements peuvent être échangés avec un notre fournisseur de services Fourwaves pour la gestion de l’inscription ou pour la prestation de l’activité. Il est possible que vos renseignements soient communiqués à l’extérieur du Québec.
Vous faites un don
L’Université recueille vos renseignements personnels pour traiter les dons que vous effectuez dans notre site web.
Cela peut inclure, selon le cas :
- Prénom et nom
- Coordonnées de facturation
- Renseignements de paiement
Ces renseignements peuvent être échangés avec un de nos fournisseurs de services pour la gestion de la facturation et du paiement. Selon le cas, il est possible que vos renseignements soient communiqués à l’extérieur du Québec.
Vous naviguez dans le site de la DPRD
Lorsque vous accédez à un site web de l’Université, nos serveurs recueillent automatiquement les renseignements suivants :
- Votre adresse IP
- Le nom de votre système d’exploitation, de votre navigateur et la langue que vous utilisez
- L’adresse du site à partir duquel vous avez accédé à un site de l’Université.
- La date et l’heure de votre visite
Ces renseignements sont utilisés pour améliorer nos sites web et à des fins statistiques. Ils ne servent pas à identifier les visiteurs.
Vous activez des témoins
Nous utilisons des témoins (aussi appelés cookies) pour recueillir des données. Ces dernières permettent de mieux connaître le parcours des personnes qui visitent nos sites et d’améliorer leur expérience. Elles servent aussi à des fins d’analyse et d’optimisation de nos plateformes web.
Certains témoins sont essentiels pour la sécurité et le fonctionnement des sites, ils ne peuvent pas être désactivés.
Lorsque vous acceptez l’utilisation des témoins facultatifs, vous consentez à ce que des renseignements pouvant vous identifier soient communiqués à des fournisseurs de services web. Il est possible que vos renseignements soient communiqués à l’extérieur du Québec.
Vous pouvez décider de refuser l’utilisation des témoins facultatifs à tout moment.
Qui a accès à vos renseignements personnels
Les personnes suivantes peuvent avoir accès à vos renseignements personnels, selon le cas :
Le personnel de la DPRD, si nécessaire
Seuls les membres autorisés du personnel peuvent avoir accès à vos renseignements personnels.
Ils n’ont accès qu’aux renseignements nécessaires pour accomplir leurs fonctions.
Certains fournisseurs de services, si nécessaire
Certains fournisseurs de services peuvent avoir accès à vos renseignements personnels lorsque cela est nécessaire.
Par exemple, lorsque les données d’un logiciel sont hébergées sur le serveur du fournisseur.
Nos fournisseurs doivent limiter leur accès à ce qui est nécessaire pour fournir le service. Ils ne peuvent utiliser les renseignements à d’autres fins ni les communiquer à des tiers, sans notre autorisation.
Comment nous protégeons vos renseignements personnels
Afin d’assurer la confidentialité de vos renseignements personnels, nous mettons en place les mesures suivantes :
Des mesures organisationnelles
Nous avons établi les rôles et les responsabilités des membres du personnel tout au long du cycle de traitement de vos renseignements personnels.
Pour en savoir plus :
Des mesures technologiques
Nous employons des mécanismes de sécurité propres à assurer la protection de vos renseignements personnels contre les incidents de confidentialité, notamment :
· Une protection contre les logiciels malveillants;
· L’authentification multifactorielle;
· Des systèmes de pare-feu;
· Le chiffrement des données.
Des règles d’utilisation, de conservation et de destruction
Nous utilisons vos renseignements personnels seulement pour atteindre les finalités décrites dans cette politique.
Nous les conservons seulement le temps nécessaire pour réaliser ces finalités, sous réserve des durées prévues au calendrier de conservation de l’Université.
Lorsque ces durées sont atteintes, vos renseignements personnels sont détruits ou anonymisés, le cas échéant.
Vos droits
La Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels vous accorde plusieurs droits à l’égard des renseignements personnels que l’Université Laval détient à votre sujet.
Refuser ou retirer un consentement
Vous pouvez refuser de consentir à toute utilisation ou communication facultative de vos renseignements personnels.
Vous pouvez également retirer ce consentement à tout moment.
Accéder et rectifier un renseignement personnel
Vous pouvez consulter les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet et en obtenir une copie.
Si vous constatez des erreurs ou si vous jugez que la conservation de vos renseignements n’est pas autorisée, vous pouvez demander de les corriger (ou de les détruire, le cas échéant).
Pour exercer ces droits, adressez-vous à la personne responsable de l’accès aux renseignements personnels.
Porter plainte
Vous pouvez porter plainte si vous jugez que l’Université ne respecte pas la présente politique ou si vous êtes autrement préoccupé par la gestion des renseignements personnels que nous détenons.
La procédure de traitement des plaintes relatives à la protection des renseignements personnels prévoit qu’une telle plainte doit être adressée au Bureau du respect de la personne.
Vous avez des questions
Si vous avez une question ou un commentaire sur cette politique ou la protection des renseignements personnels par l’Université, contactez-le Bureau de la protection des renseignements personnels.
Entrée en vigueur et révision de la politique
Cette politique est en vigueur depuis le 3 septembre 2024.
Cette politique peut être modifiée par l’Université après avoir publié un avis de modification.
Des questions?
Vous avez des questions sur vos renseignements personnels? Vous aimeriez communiquer avec nous? Nous pouvons répondre à vos questions.
Échange de renseignements lors d’accès à un site Web de l’Université Laval
Témoins
Lorsque vous accédez à un site Web de l’Université, un échange de renseignements s’effectue de façon transparente entre votre appareil électronique et les serveurs de l’Université.
Qu'est-ce que les témoins?
Les témoins (cookies) sont des fichiers installés sur votre appareil pour enregistrer votre activité pendant la session de navigation sur la page Web. L’utilisation de ceux-ci permet au serveur de reconnaître le navigateur, les préférences en matière de langue, de pays, etc. Les témoins permettent également de mesurer l’audience et les paramètres de trafic du site, ainsi qu’offrir aux utilisateurs des contenus adaptés et une expérience personnalisée.
Quels types de témoins utilisés sur le site?
Nous classons les témoins dans les catégories suivantes:
- Témoins strictement nécessaires (fonctionnement du site)
- Témoins de performance (mesure d’audience et du trafic)
- Témoins de fonctionnalité (applications et fonctions du site)
- Témoins de ciblage (publicités ciblées)
- Témoins de réseaux sociaux
Qui utilise l’information recueillie?
Les données recueillies sont la propriété unique de l’Université Laval. En aucun cas elle ne divulgue, partage ou commercialise ces données à des organismes tiers. L’Université utilise ces données à des fins statistiques et promotionnelles, afin d’améliorer l’expérience des utilisateurs sur son site Web et d’appuyer ses efforts de recrutement.
Comment se désinscrire des témoins?
Parce que nous respectons votre droit à la vie privée, vous pouvez choisir de ne pas autoriser certains types de témoins à l’exception des témoins strictement nécessaires et des témoins de performance. Vous pouvez vous désinscrire des autres catégories de témoin en cliquant sur le bouton « Gérer les préférences » dans l’avis de consentement aux témoins du site.
Cependant, le blocage de certains témoins peut avoir une incidence sur votre expérience du site et des services que nous pouvons offrir.
Collecte et utilisation de renseignements sur certains sites Web
Vous devez fournir des renseignements personnels lorsque vous effectuez certaines actions sur ce site, notamment:
- Inscription à un événement
- Don à un fonds
- Achat ou demande d’un produit
- Abonnement à une infolettre
- Demande d’information
Informations sur le consentement
En remplissant tout formulaire sur un site de l’Université, vous consentez à ce que les renseignements fournis dans ce formulaire soient utilisés pour le service demandé et conservés pour la durée nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles ils ont été demandés.
De plus, lorsque vous utilisez une carte de crédit pour régler une transaction ou effectuer un don par l’entremise de ce site, aucun renseignement lié à votre carte de crédit n’est recueilli par l’Université Laval sur ses serveurs. Votre transaction est traitée et administrée par les solutions bancaires d’un tiers fournisseur, directement sur son site sécurisé.
L’Université s’engage à utiliser les renseignements fournis uniquement aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis et à les conserver pour la durée nécessaire à la réalisation du service demandé.
Accès aux renseignements personnels
Par le personnel de l'Université
Seul le personnel autorisé peut avoir accès aux renseignements vous concernant. L’Université s’assure que ces personnes ont qualité pour accéder à ces renseignements et que l’accès est nécessaire dans l’exercice de leurs fonctions.
Demande d’accès à vos renseignements personnels
L’Université Laval est assujettie aux dispositions de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (RLRQ, c. A-2.1). Ainsi, toute personne qui en fait la demande a droit d’accès aux documents que l’Université détient. Consultez toute l’information pour présenter une demande d’accès à vos renseignements personnels au Bureau du secrétaire général.
Conservation et destruction des renseignements
Toutes les informations sont conservées selon le calendrier de conservation établi par l’Université. Pour plus de renseignements, communiquez avec le Bureau du secrétaire général.
Pour nous joindre
Vous pouvez communiquer avec nous en tout temps aux coordonnées indiquées ci-dessous dans les cas suivants: vous avez des questions ou des commentaires concernant notre politique de protection des renseignements personnels; vous désirez accéder au dossier de vos renseignements personnels, le mettre à jour ou corriger des inexactitudes, vous voulez retirer votre consentement à recevoir certaines communications; vous avez une plainte à formuler au sujet de la manière dont nous traitons vos renseignements personnels.
RESPONSABLE DE LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Sara Lévesque, CPA
Directrice principale – Finances, opérations et systèmes
La Fondation de l’Université Laval – Développement et relations avec les diplômés
renseignementspersonnels@ful.ulaval.ca
Pavillon Alphonse-Desjardins, local 3402
2325, rue de l’Université, Université Laval, Québec (Québec) G1V 0A6
Pour toutes autres questions, vous pouvez nous joindre ici.
À partir du Fichier des Diplômés, la Fondation recueille les coordonnées de base :
- Nom;
- Date de naissance;
- Adresse courriel;
- Numéro de téléphone;
- Poste occupé et coordonnées au travail;
- Programme de formation;
- Type de diplôme obtenu;
- Date de diplomation.
- Adresse électronique;
- Adresse de facturation en cas de transaction sur notre site Internet;
- Numéro de téléphone;
- Mise à jour de vos coordonnées au travail et fonction.
La Fondation recueille des renseignements personnels sur ses membres de deux façons :
Fichier des Diplômés
Appartenant à l’Université Laval. Par convention, l’Université Laval a confié à la FUL, la gestion et la mise à jour des coordonnées de ce fichier dans le cadre de ses activités philanthropiques. Elle recueille également des renseignements de d’autres partenaires que ses membres qui transigent avec elle.
Lorsque vous communiquez avec la Fondation
Par exemple, par l’inscription à l’une de nos activités, en faisant un don ou lorsque vous avez de l’information à nous communiquer.
La Fondation utilise vos renseignements personnels pour:
- Solliciter votre engagement à titre de donateur;
- Faire de la promotion pour participer à des activités en lien avec l’Université Laval;
- Traiter et administrer vos dons ou votre participation à des activités;
- Traiter et exécuter votre commande à partir du site Internet de la Fondation, y compris pour vous envoyer des courriels ou vous contacter par téléphone, par la poste ou d’autres moyens afin de confirmer l’état de votre commande ou de son paiement;
- Répondre à une demande d’information de votre part;
- Vous informer des modifications apportées à nos conditions et à nos politiques et/ou pour d’autres objectifs administratifs;
- Protéger la sécurité et l’intégrité du site de la Fondation, de notre organisation, ses membres et les utilisateurs de site Internet.
Dans le cadre de ses activités, la Fondation se réserve le droit de communiquer vos renseignements personnels, incluant votre profil d’engagement et de participation auprès de l’Université Laval et ses entités liées aux fins de prospection. Aucun renseignement personnel pour des fins de prospection commerciale ou philanthropique ne sera divulgué. Dans le cas contraire, nous vous demanderons préalablement votre consentement avant toute communication.